河北科技學院公文處理及文件管理辦法

第一章 總則

第一條  為使河北科技學院（以下簡稱學院）公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高發文工作的質量和效率，根據《國家行政機關公文處理辦法》，并結合我院實際，特制定本管理辦法。

第二條  學校公文是以學校的名義，按照隸屬關系和職權范圍行使法定權利的表現形式，是傳達貫徹學校的方針政策、發布行政管理辦法和規章、施行行政措施、請示和答復問題、指導布置和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。

第三條  學校各部門應發揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。

第四條  公文處理必須做到及時、準確、簡捷、安全。

第五條  各部門的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保學校機密。

第二章  公文種類

第六條  公文種類主要有：

（一）  請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（二）  報告

適用于向上級機關匯報工作、反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

（三）  指示

適用于對下級機關部署工作，闡明工作活動的指導原則。

（四）  通告、公告

“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事。

“公告”適用于向學校內外宣布重大事項。

（五）  批復

適用于答復下級機關請示事項。

（六）  通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章，傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項，任免和聘用干部。

（七）  通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（八）  決定、決議

“決定”適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

“決議”適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。

（九）  函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

（十）  會議紀要

適用于記載和傳達會議情況及議定事項，要求有關單位共同遵守執行。

（十一）        計劃

適用于進行工作安排。

（十二）        其他公文

以上沒有列明的公文種類。

第三章  公文格式

第七條  公文格式一般由機密等級、保密期限、緊急程度、發文機關、公文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、單位印章、成文時間、主題詞等。

第八條  行文用紙幅面及版面尺寸

行文用紙采用A4型紙，上下白邊為37mm±1mm，左右白邊為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。張貼的通告、通知用紙大小，根據實際需要確定。

第九條  行文中圖文的顏色

未作特殊說明行文中圖文的顏色均為黑色。

第十條  排版規格

以紅頭文件發出的公文，標題用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號宋體字或黑體字，一般每頁排22行，每行28個字。

其他公文未作特殊說明的，標題用3號黑體字，正文用4號宋體字，文中如有小標題可用3號宋體字或黑體字。

第十一條  眉首

（十三）        秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（十四）        緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（十五）        發文機關標識

發文機關標識使用宋體字，用紅色標識。

黨發文套用“中共河北科技學院委員會文件”紅頭；院發文套用“河北科技學院文件”紅頭；處室、院系（部）、中心、館、后勤處等文件套用“河北科技學院處部室文件”紅頭。黨發文、院發文字號使用小初號宋體字加粗，處部室文件字號使用一號宋體字加粗。

（十六）        公文字號

公文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角擴號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編001），不加“第”字。公文字號下有一條與版心等寬的紅色反線。

（十七）        簽發人

上報的行文如需標識簽發人姓名，應平行排列于公文字號右側。公文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，“簽發人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字表示簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其它簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使公文字號與最后一個簽發人姓名處于同一行。

第十二條  主體

（一）公文標題

紅色反線下空2行，用2號宋體字或3號黑體字（具體區別見第十條），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

文件標題應當準確、簡要地概括文件的內容并標明發文機關、名稱和公文種類。除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其它標點符號。

（二）主送部門

標題下空一行，左側頂格用3號仿宋體字，回行時仍要頂格；最后一個主送部門名稱后標全角冒號。如主送部門名稱過多而使行文首面不能顯示正文時，應將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（三）行文正文

主送部門名稱下一行，每自然段左空2字用3號仿宋體字或4號宋體字（具體區別見第十條），回行頂格，數字、年份不能回行。

（四）附件

行文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。附件應與行文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與行文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格表示行文的公文號并在其后標識附件（或帶序號）。

（五）發文時間

發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”；發文時間的字體、字號與正文相同，標識位置見第十二條（七）款。

（六）收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱，聯合發文，應將主辦單位排列在前。發文單位字體、字號與正文相同，位置及其它要求見第十二條（七）款。

（七）行文生效標識

1.單一發文印章

單一部門制發的行文落款處，置發文單位名稱，下一行標識發文時間。發文時間右空4字；加蓋印章應距正文2mm-4mm，端正、居中下壓發文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在發文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在發文時間上。

2.聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將發文時間拉開，左右各空7字；主辦部門印章在前；兩個印章均壓發文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文單位名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦單位印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下一行右空2字標識發文時間。

3.特殊情況說明

對印章與正文不能同處一面時不得采取“此頁無正文”標注方式的特殊說明。目的是使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵住變造公文的漏洞。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決。

第十三條  附注

行文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加括“（）”標識，在發文時間下一行。

第十四條  版記

（一）“主題詞”、詞目用3號黑體字，居左頂格標識，后標識全角冒號，詞目之間空一字。

（二）抄送

行文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用4號宋體字標識“抄

送”，后標全角冒號；抄送部門間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一個抄送部門后標句號。如主送部門移至主題詞之下，標識方法同抄送部門。

（三）印發部門和印發時間

位于抄送部門之下（無抄送部門在主題詞之下）占1行位置；用4號宋體字。印發部門左空1字，印發時間右空1字。印發時間以行文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（四）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（五）版記的位置

版記應置于行文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

第十五條  頁碼

頁碼是標記公文張頁的順序號，用小五號半角阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣居中排布，數碼左右各放一條一字線。

第十六條  行文的特定格式

（一）上行文

1.文頭（眉首）標識

紅色反線之上左邊緣空1字，標識發文機關的公文字號；紅色反線之上右邊緣空1字，標識發文機關的簽發人姓名。

2.根據需要，在正文之下與版記之上的附注位置，左空2字，標識發文機關的聯系人姓名和聯系電話，并用圓括號括入。

3.在版記中不得標識打印人、校對人和印刷文件份數。

（二）信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用宋體字，字

號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

（三）會議紀要格式

會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成，其標識位置同標準公文，字號由發文機關酌定。其它要素從本標準相關要素說明。

第十七條  文件書寫（繕寫、擬辦、簽收等）一般使用鋼筆字、毛筆、簽字筆，不得使用圓珠筆、鉛筆和復寫。

第十八條  公文的裝訂

公文一律在左側裝訂，不要壓住文字，也不能只訂一顆訂書釘。

第十九條  特定事項的處理

（一）“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其它機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

（二）“報告”不得夾帶請示事項。

（三）向下級機關或者本部門的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

（四）對上級單位的請示或報告，用單位組織名義發文。

（五）與不相隸屬單位協商工作等，用行政名義行文。

（六）內部行文?？砂磫栴}的種類和性質，用處室、院系（部）、中心、館、后勤處等名義行文，相互之間不得使用發文形式解決問題，發文須經主管副校長審閱。

（七）各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。

（八）發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。

第四章 收文處理

第二十條  收文處理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。學校與外界往來的文件由黨政辦公室統一登記、收文，并填制河北科技學院收文閱辦單。內部制發文件流轉，由各處、室、部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第二十一條  上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件，均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，即時呈送領導批閱，如領導出差，立即送黨政辦公室領導處理。

第二十二條  承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或處理。領導之間不宜橫向傳遞，以免積壓或傳失。

第二十三條  凡需以學校名義辦理的公文，應先送黨政辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送校長批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送校長閱批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。

第二十四條  各單位收到急件時，應在1天內答復；普通文件，3天內應辦理，最遲不超過7天。需研究而無法立即辦理的，應書面或口頭簡要答復。

第二十五條  加強公文檢查催辦工作。文秘人員對領導批示的公文及學校發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各處室、院系、中心、館、后勤處等對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。

第二十六條  領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。

第二十七條  分送有關領導或部門閱辦的文件，均應建立送閱登記。領導或部門審批、傳閱文件，一般在二十四小時之內交回，辦公室要及時催辦、催閱。

第五章 發文處理

第二十八條  發文處理一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、分發等程序。

第二十九條  草擬公文的要求

（一）要符合國家的方針、政策、法律、法令和學校的有關規定。如提出新的政策規定，要盡量與原來的有關規章制度相銜接，并加以說明。

（二）情況真實，觀點明確，文字精練，條理清楚，層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。

（三）引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

（四）草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面混亂不清的，要重新清稿。

（五）數字的寫法。正文文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其它用漢字書寫。

（六）章節序號的寫法。一般應按下列順序排列：第一層“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。

（七）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第三十條  公文審核

黨政辦公室對公文格式進行初步審核，不符合格式要求的公文退回擬稿單位，并說明原因。

修改后的公文將返回辦公室再次審核，審核后的文稿由擬稿單位送分管校領導修改、簽發。

第三十一條  公文簽發

（一）學校所有發文均需填制河北科技學院發文審批單（以下簡稱審批單）。

（二）各處室、院系、中心、館、后勤等單位草擬的公文先由擬文單位領導在審批單“核稿人”一欄簽字；如公文內容涉及其它業務部門的，應主動找相關部門會簽，并由該部門領導在“會簽”一欄中簽署意見。

（三）擬文單位領導簽署意見后的公文，若以學校名義發文，應由相關副校長會簽后，送校長簽發；以黨委名義發文，送黨委書記簽發；以處部室名義發文，送主管副校長簽發，文稿內容涉及校領導職能交叉時，還應送相關校領導分別閱示，并在審批單“會簽”一欄中簽署意見。

（四）黨政辦公室對校領導簽發后的文稿編號，擬文單位將文稿的電子版送打印室修改打印，由辦公室核稿人員最后復核，送打印室根據要求份數印制文件。

（五）辦公室用印。下發文用印后由辦公室統一下發，上報文用印后由辦公室上報。

（六）簽發后的公文不得再作任何修改，若確需修改必須重新送簽。

（七）發文用印后交檔案室三份存檔。

第六章 公文的管理

第三十二條  各處室、院系、中心、館、后勤等單位要有專人負責文書的管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員保密紀律教育，做好公文的管理工作。嚴禁將秘密公文帶往公共場所和家中。公文傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷手續，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。

第三十三條  各單位工作中形成的公文文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄像帶、錄音帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理后，于次年第一季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

第三十四條  文件使用手續

（一）來文傳閱、借閱、清交等均要嚴格簽字登記手續，以防遺漏。

（二）復印收文要嚴格控制內容和份數，由領導批準后方可復印。

第三十五條  沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后，交原單位自行保管。

                                                                                          二〇一四年十二月三十日